De eerste dagen
Voordat ik echt aan de slag kan gaan om de organisatie te helpen de kwaliteit te verhogen, is het allereerst belangrijk om de opdracht duidelijk te krijgen: Wat is de wens, wanneer is mijn opdrachtgever blij en hoe weet/meet ik dat gedurende het traject? De eerste 2 weken zijn mentaal intensief: kennismaken met nieuwe mensen, de bedrijfscultuur, interne verhoudingen en de producten. In korte tijd krijg ik veel indrukken en ideeën over de situatie. Samen met de opdrachtgever probeer ik in de eerste week de opdracht scherper en duidelijker te krijgen, om zoveel mogelijk aannames te voorkomen. Hierbij komt de eerste superkracht van een quality coach van pas: het helder en duidelijk krijgen van de opdracht en de doelen. Het gaat erom dat de organisatie verder komt op het gebied van kwaliteit.
''Echte verandering begint vaak bij vertrouwen''
Twee weken onderweg
Met de aangescherpte opdracht als uitgangspunt kan ik aan de slag om een goed beeld te krijgen van wat er aan de hand is. Ik ga in gesprek met medewerkers, neem deel aan team- en afdelingsmeetings, onderzoek de producten waar het om gaat, de manier waarop er gewerkt wordt en bekijk hoe en welke processen zijn beschreven. Daarnaast onderzoek ik ook: wat is er allemaal niet beschreven en vindt wel plaats, en geldt dat dan voor iedereen? Is er een productvisie? Zijn mensen op de hoogte van elkaar hoe ze de dingen doen die ze doen? Welke ongeschreven regels zijn er? Welke behoeften en belangen spelen er? Wie heeft het eigenlijk voor het zeggen binnen de organisatie? En is dat een probleem? Kortom, op gepaste afstand waarnemen & onderzoeken met als doel om overzicht en inzicht te krijgen. En natuurlijk om patronen te ontdekken in die bulk aan informatie die vergaard is.
Ik begin met het vullen van mijn backlog met zaken die ik verder wil onderzoeken. Daarnaast start ik met het vastleggen van de eerste knelpunten/verbeterpunten die ik heb waargenomen.
Tussentijdse evaluatie
Samen met de opdrachtgever en andere betrokkenen bespreek ik op regelmatige basis mijn backlog. Niet alleen om samen vast te stellen wat de meeste prioriteit heeft om op te pakken, maar ook om open en transparant te zijn over waar ik mee bezig ben. Echte verandering begint vaak bij vertrouwen.
De eerste keer is de structuur van zo’n evaluatie als volgt:
- Wat is de opdracht?
- Hoe trof ik het aan?
- Voornaamste knelpunten?
- Wat viel positief op?
- Welke verbeterpunten zou ik adviseren om snel op te pakken.
Hierna dient de backlog vaak als ondersteuning tijdens de tussentijdse evaluaties.
''Hierbij komt de eerste superkracht van een quality coach van pas''
Aan de slag met verbeterpunten
In plaats van elke keer de prioriteiten van de backlog te veranderen, kies ik liever bij elke tussentijdse evaluatie twee à drie grote punten die we willen oppakken. Dat zorgt ervoor dat ik focus kan houden en dat er niet te veel zaken door elkaar heen spelen. De punten krijgen zo de aandacht die ze verdienen. Het gaat in de meeste gevallen om structurele duurzame veranderingen en die moet je niet afraffelen.
Patronen en culturen
Het mooie aan onze rol is dat deze erg breed is, met altijd als doel betere kwaliteit. Alle kennis en kunde die mijn collega’s en ik hebben opgedaan, komen samen in deze rol. Er zijn zoveel dingen die positief of negatief bijdragen aan de kwaliteit van een product. Hierbij komt weer superkracht van een quality coach van pas: wij herkennen deze dingen en identificeren de patronen die anderen nog niet zagen of wilden zien. We gaan er vervolgens mee aan de slag en helpen mensen om die patronen ook te herkennen, zodat ze het in de toekomst zelf kunnen. Oftewel, we leren mensen anders kijken.
Wat ook tof is: de enorme diversiteit aan werkzaamheden. Het ene moment ben je bezig met verbeteren van het ontwikkelproces, waardoor de voorspelbaarheid tijdens een sprint groter wordt. De andere keer coach je een team, waarbij het verbeteren van de onderlinge communicatie het onderwerp is. Tijdens zulke sessies staan vragen centraal als: Wat is voor jou belangrijk? Waarom kom je naar je werk? Wat vind je gaaf aan dit product? Waar krijg jij energie van? Waar ben je allergisch voor? Hoe kunnen wij jou het beste helpen? Door een open omgeving te creëren, komt de communicatie sneller op gang, worden irritaties sneller uitgesproken en successen samen gevierd.
Moet er dan later nagedacht worden over goede technische oplossingen of is er hulp nodig bij de keuze van tooling op het gebied van testen? Ook daar kan je bij helpen als quality coach.
Tot slot: versimpel zaken die niet complex hoeven te zijn
Een veelvoorkomend “probleem” (in welke branche dan ook): het onnodig complex maken van zaken/processen/afspraken, al dan niet bewust. Nog een superkracht van een quality coach is het kunnen versimpelen van (op het oog) complexe materie, alleen beschrijven wat echt belangrijk is en tegelijk voorkomen dat het multi-interpretabel is. De Franse natuurkundige Blaise Pascal realiseerde het zich al in 1656. Tekst inkorten vraagt tijd. Hij opende een van zijn brieven met: “Ik wilde je een korte brief schrijven, maar daar had ik geen tijd voor.”
Wil je meer weten over de rol van quality coach? Lees dan de eerste blog en houd de website in de gaten voor de derde en laatste blog in deze serie!
