Het bezoekersregistratiesysteem

Kom je vaker bij Holland Casino, en ben je dus een bestaande kaarthouder, dan loop je binnen enkele seconden het casino binnen. Nieuwe gasten daarentegen, dienen zich eerst te registreren met een geldig legitimatiebewijs. Dit alles gebeurt met behulp van het zogenoemde bezoekersregistratiesysteem (BRS). Het BRS is een belangrijk onderdeel voor de organisatie en complexer dan het voor de gast doet lijken. Naast de check op echtheid van het legitimatiebewijs worden er op de achtergrond verschillende calls gedaan om bijvoorbeeld te achterhalen of er een incident aan de desbetreffende gast hangt.

BRS+ versus BRS Next

In het huidige BRS (BRS+) kost het veel tijd en moeite om aanpassingen door te voeren. Er is sprake van een lange doorlooptijd met hoge kosten als gevolg. Het systeem is daarom niet geschikt om de nieuwe ontwikkelingen bij Holland Casino te ondersteunen. In 2017 is er daarom gestart met de ontwikkeling van een nieuw systeem, genaamd BRS Next. BRS Next draait op het Outsystems platform. Door het gebruik van een low-code platform als Outsystems geneer je een snellere oplevering, zijn er minder risico’s en is er een grote schaalbaarheid.

Wat betekent BRS Next voor de operatie?

• Efficiëntie in het registratieproces met als gevolg minder wachttijd en rijen voor gasten;
• Verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid voor medewerkers;
• Kortere inwerktijd van medewerkers;
• Flexibeler registratiesysteem waarbij wensen sneller kunnen worden geïmplementeerd.

Succesvolle pilots en landelijke uitrol BRS Next

Toen ik begon bij Holland Casino was BRS Next nog in de ontwikkelfase. De eerste succesvolle pilot bij de vestiging in Scheveningen was afgerond en daar werd op dat moment (deels) gebruik gemaakt van BRS Next. Na Scheveningen was de vestiging in Amsterdam Centrum aan de beurt. Doordat beide casino’s over een grote diversiteit aan gasten beschikken, lenen zij zich perfect voor een pilot.   Enkele weken was ik aan het werk in de Holland Casino vestiging Amsterdam Centrum en bevond ik me daar op de werkvloer tussen de medewerkers. Ik hield me bezig met het door-ontwikkelen van de eerste versie van BRS Next en heb dit ervaren als een leuke, maar vooral ook zeer leerzame periode. Je ziet daadwerkelijk hoe de gebruikers van het systeem er mee omgaan en dat is goud waard!

Na deze twee succesvolle pilots was het tijd voor de landelijke uitrol. Voor mij betekende dit: 7 weken lang met een deel van het team door heel Nederland reizen en iedere week een andere vestiging bezoeken. Waarvan we dan steeds 3 dagen daadwerkelijk op de werkvloer aan de slag gingen. De reis begon op 15 oktober 2018 in de vestiging Breda. Na een warm ontvangst werd in een briefing de werkwijze uitgelegd. Vanuit de vestiging was een vestigingstrainer aanwezig die door ons werd opgeleid (train-de-trainer principe) en hielpen er ook productspecialisten mee vanuit het hoofdkantoor. Al snel kwamen de positieve reacties. Zowel over BRS Next zelf als de manier van uitrollen. Tussentijdse feedback werd opgeschreven, geprioriteerd en vervolgens doorgevoerd. Waarbij onderscheid werd gemaakt tussen ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’. Na een geslaagde week in Breda werd de uitrol voortgezet bij de andere casino’s en uiteindelijk werd het geheel met succes afgerond in de laatste week van november 2018.

Toekomst

BRS Next draait nu 3 maanden op volle toeren en de december feestdagen zijn soepel verlopen. Voor Holland Casino is dit een zeer drukke periode en daarom de ultieme test. Is het project daarmee dan beëindigd? Het antwoord is nee. Allereest loopt er nog een synchronisatie met BRS+ welke uitgezet moet worden. Daarnaast willen we alle feedback vanuit de uitrolperiode nog verwerken en laten we de nieuwe features niet vergeten. Eind januari werden er een aantal managementdagen georganiseerd voor het management van Holland Casino waar het hoofdkantoor een kijkje heeft gegeven in de huidige- en met name toekomstige ontwikkelingen. De reacties op BRS Next gebied waren erg positief. Dus dat brengt veel goeds voor de toekomst!