Agile, Ketenregie, Testmanagement

In mijn eerdere blogs vertelde ik over onze aanpak Quality Framed; bedoeld om inzicht te krijgen in zichtbare en onzichtbare problemen binnen bedrijfsoverstijgende ketens of complexe processen. Een aanpak die wij gebruikten om bijvoorbeeld de Noord-/Zuidlijn op de rails te krijgen. In deze en aankomende blogs vertel ik graag meer over de verschillende stappen waaruit onze aanpak Quality Framed bestaat.

Scope en doelstelling

Gaan we aan de slag bij een klant met Quality Framed? Dan nemen we eerst de stappen om het dashboard op te zetten, te vullen en te monitoren. Onze eerste stap is altijd het bepalen van de scope zodat we helder hebben welk proces we in beschouwing nemen. Ook bepalen we onze doelstellingen zodat we weten wat we willen bereiken en wat de relevante onderdelen hiervoor zijn.

1.1 Bepalen van de scope

Als de complexiteit of omvang van een proces groeien kan het voorkomen dat ‘iets’ op een gegeven moment niet meer lekker loopt.  Ook kun je als organisatie het overzicht en de grip op het proces verliezen. De oplossing zit ‘m in het allereerst goed in kaart brengen van het beoogde proces en vervolgens dit te monitoren. Dat geeft inzicht in eventuele bottlenecks. Door het oplossen van de bottlenecks wordt het proces geoptimaliseerd. Aandachtspunten bij deze eerste stap zijn:

  • Bepaal het proces dat niet lekker loopt in plaats van alleen te focussen op de activiteit of handeling. Dit kunnen verschillende processen zijn: verkoopproces, logistiek proces, beheerproces, ontwikkelproces, releaseproces, requirementsproces en vele anderen.
  • Houd er rekening mee dat een probleem niet geïsoleerd bestaat, maar altijd plaatsvindt als onderdeel van een keten (proces) van activiteiten (subprocessen). Een probleem staat nooit op zichzelf.
  • Houd het belang van de keten als scope in de gaten. Een probleem dat zich in stap vijf manifesteert kan soms opgelost worden door in stap twee maatregelen te treffen. Een helpdesk uitbreiden met extra capaciteit in verband met overbelasting is bijvoorbeeld misschien niet nodig als de informatievoorziening aanzienlijk wordt verbeterd.
  • Bepaal het begin- en eindpunt van het proces.
  • Beschrijf het hele proces (keten) in duidelijke processtappen. Processen zijn vaak organisch gegroeid en processtappen zijn daardoor vaak niet beschreven. Door deze in kaart te brengen (procesmodel) worden de eerste ‘bottlenecks’ al vrij snel zichtbaar. De eerste winst heb je hier al te pakken! Goed om te weten is dat dure softwarepakketten hiervoor geen vereiste zijn. Zelfs MS-Word beschikt over in te voegen vormen voor een stroomdiagram waarmee je een procesmodel kunt uittekenen.

"Met Quality Framed bieden wij onze klant een aanpak waarmee zij het beoogde proces zelf goed kunnen monitoren, sturen en bewaken."

Stap 1.2 Bepalen van doelstellingen

Het bepalen van het proces dat we in beschouwing gaan nemen hangt natuurlijk samen met de gewenste doelstelling. Het feit dat ‘iets’ niet lekker loopt kan een aanleiding zijn om Quality Framed toe te passen. Net zoals preventie, inzicht in status of traceability dat zijn. Quality Framed is een generieke aanpak voor een maatwerk oplossing. Enkele voorbeelden:

  • Een organisatie wil beter monitoren wanneer een behandeltermijn wordt overschreden zodat zij kunnen ingrijpen. Door het proces van verwerking van klachten te monitoren kunnen ‘grenzen’ worden ingesteld en kan bij overschrijding gewaarschuwd worden.
  • Als gevolg van verstoringen, feedback, technology push, verbetervoorstellen of innovaties ontstaan gewijzigde of nieuwe eisen en requirements voor bestaande software. Hier wil je als organisatie inzicht in status behandeling en traceability. Door het proces in kaart te brengen en hiervoor een dashboard te bouwen volgens Quality Framed, krijgen we een duidelijk beeld van wat er gewenst is, wat hiervan gerealiseerd wordt en in welk stadium een ‘eis’ zich bevindt.
  • Afhankelijk van het doel en het proces moet het onderwerp worden bepaald. Het ‘wat’ dat we willen gaan monitoren. Waar gaat het over? Betreft het een eis, een release, een bevinding, een call, een product? Ook dit maken we inzichtelijk met ons dashboard.

Leidend onderwerp

Tijdens het hele proces is het onderwerp leidend. Ook gedurende elke processtap waarop een bewerking plaatsvindt. In de volgende blog ga ik dieper in op het dashboard: welke informatie wil ik op welke wijze kunnen tonen? Wat heb ik hiervoor nodig?

Controle over complexe processen

Met Quality Framed bieden wij onze klant een aanpak waarmee zij het beoogde proces zelf goed kunnen monitoren, sturen en bewaken. Dankzij het overzichtelijke dashboard wordt complexiteit gereduceerd en ontstaat er inzicht en overzicht. Hierdoor krijg je als organisatie weer grip op je complexe processen of ketens. En kun je vanuit deze nieuwe situatie gecontroleerd relevante veranderingen doorvoeren. Benieuwd naar onze aanpak? Neem contact op met jurgen.van.amerongen@bartosz.nl of martijn.meijer@bartosz.nl.

 

Klik hier om mijn volgende blog te lezen waar ik in ga op stap 2.1 en 2.2 van Quality Framed, namelijk de inrichting en configuratie van het dashboard.

 

Schrijf je in voor
de nieuwsbrief

werkenbij overall

Werken bij Bartosz?

Vincent Verhelst

Geïnteresseerd in Bartosz? Dan ga ik graag met jou in gesprek. We kunnen elkaar ontmoeten met een kop koffie bij ons op kantoor. Of tijdens ontbijt, lunch, borrel of diner op een plek die jou het beste uitkomt. Jij mag het zeggen.

Mijn Paarsz